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会計監査をパスさせる「i勤怠」導入事例(財団法人)

この春、経済産業省関連の某財団法人へi勤怠のカスタマイズ版をご導入いただきました。

 

利用職員数は百数十名ですが、残業や振替休日の取得等多くの業務を申請に基づいて
運用しており、日頃より精緻な勤怠管理を行っております。

 

勤怠だけでなく、毎年の会計監査をパスできる業務報告書も必要なため、日報入力の管理も実施しています。

 

この財団では自前の勤怠及び日報管理システムを稼働しておりましたが、
法律改訂や運用の変化に追従させる上での課題も多く、既製品の手軽さと
現在の運用に耐えられるシステムの柔軟性を合わせ持つ「i勤怠」の特性が
評価されました。

 

【システム概要】
 VBで開発した日報管理システムのリニューアル

 

【課題】
2000年頃作成されたVBシステムで、設計書が残っていない。
OSバージョンアップに対してVBシステムが動作できなくなる。
「独自仕様(入力整合性チェック)が複雑で画面は40個を超える。但し、開発期間の希望は1カ月で、予算の制約もあった。

【仕様例】
<申請と承認>
休暇や業務(残業/休日出勤/振替休日)の申請をシステムでも見張り、日報の確定や上司の承認時に申請項目との整合性チェックが掛かる。例えば残業申請がないと、残業した日報は承認処理ができない。

<参照範囲を規定>
職員本人の所属や役職に加え、個別登録により事業に参加中のメンバーの日報も閲覧できる。

<人事異動に耐えられる>
年度変わりの大量異動発生時の変更予約機能や、月中を含めた異動による承認対象範囲の変動に追従。


<60時間超も含む残業時間集計>
大手企業では必須となる、職員の残業が60時間を超えた時間を、「60超普通」と「60超深夜」に分けて集計。

<複数の勤務体系に準拠>
一般職員に加え、嘱託員(週4日、週3.5日勤務、非常勤)の各勤務体系に沿って適切に勤務時間を自動的に仕分けて集計。

<分析用帳票出力>
勤務時間は、事業部門別の従事割合を算出し、すぐに分析可能な状態で出力する


【開発結果】
 設計着手から実質3週間で開発完了、仮運用後、6週目には本番運用を開始した。

 

【運用改善】
 200名弱の職員の日報・勤怠・休暇を連動して管理できるようになり、年度末の大規模な組織改編や急な人事異動にも対応が可能になった。 システムで計画と実績との整合性チェックが実施できるため、行政機関への提出書類作成が簡単になり、不備もなくなった。

 

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